Tugas Makalah PERENCANAAN FKIP ADM PENDIDIKAN

Tugas Makalah 

PERENCANAAN 

DISUSUN OLEH 

NIA OKTAVIANA 

No Stambuk : 21211069 

FKIP ADM PENDIDIKAN 

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN 

UNIVERSITAS MUHAMMDADYAH KENDARI 

2012

BAB I

PENDAHULUAN

A.     Latar Belakang

Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen, dan dewasa ini sudah merupakan suatu keharusan bagi manajemen untuk melakukan perencanaan segala kegiatanagar tidak tertinggal oleh yang lain. Perencanaan adalah proses manajemen bertalian dengan usaha melihat ke depan, menilai peristiwa yang akan terjadi di masa yang akan datang dan bersiap untuk menghadapinya.

Perencanaan merupakan proses menentukan tujuan organisasi dan menetapkan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya. Oleh karena itu pada materi pokok ini akan dibicarakan tentang tujuan organisasi. Berdasarkan ini semua perencanaan mencakup pemikiran ke depan, pengambilan keputusan dan adanya orientasi tujuan. Mengenai tujuan itu sendiri, berturut-turut akan dikemukakan tentang sifat-sifatnya, konsep manjemen berdasarkan, proses pengelola berdasar tujuan, penentuan tujuan, manfaat dan kelemahan manajemen berdasarkan tujuan.

Selanjutnya akan dikemukakan strategi yang merupakan teremahan tujuan. Strategi diterjemahkan lebih lanjut ke dalam kebijaksanaan dan program-program/ taktik organisasi. Berturut-turut akan di bicarakan tentang sifat strategi penentuan strategi, jenis-jenis rencana serta manfaat rencana.

Akhirnya akan dibicarakan tentang batasan perencanaan dan usaha untuk menanggulanginya.

B.        Tujuan Penulisan

Secara umum tujuan penulisan modul ini ialah untuk mengenalkan kepada anda bahwa proses perencanaan itu pada hakekatnya merupakan proses penentu tujuan, penerjemahannya ke dalam strategi, kebijaksanaan dan program/taktik organisasi, yang semuanya mengandung unsur manfaat. Namun perlu disadari bahwa banyak batasan di dalam perencanaan itu dan oleh karena itu perlu diketahui penanggulangannya.

C.        Rumusan Masalah

Setelah mempelajari bahan pelaaran ini dengan baik, anda diharapkan memahami hal-hal sebagai berikut:

a. Proses penentuan tujuan, sifat-sifat tujuan, konsep manjemen berdasarkan tujuan, manfaat dan kelemahan manajemen berdasarkan tujuan.

b.Penentuan strategi, jenis strategi saifat strategi jenis rencana, serta manfaat rencana.

c. Batasan perencanaan dan cara-cara penanggulangannya.

BAB II

TUJUAN ORGANISASI

Tujuan organisasi adalah segala sesuatu yang harus dicapai organisasi untuk melaksanakan misinya.Misi dikenal sebagai tujuan resmi dan tercantum pada naskah pendirian organisasi; selain itu ada tujuan operasi adalah tujuan-tujuan berdasarkan mana sumber daya organisasi dialokasikan.Tujuan resmi pembantu organisasi dalam identitas itegrasi, kolaborasi, adaptasi dan pembaharuan diri.Tujuan operasi misalnya derajat keuntungan, posisi pasar, sumber daya, efisiensi, kualitas, inovasi dan tanggung jawab sosial.

Perlu pula diketahui bahwa tujuan itu mempunyai semacam hierarki, yaitu serangkaian tujuan yang berkaitan satu dengan yang lain pada berbagai peringkat manajemen sedemikian rupa, sehingga setiap tujuan pada peringkat atas didukung oleh satu atau lebih tujuan peringkat bawah. Hal ini penting dan perlu karena menjamin keterkaitan semua peringkat dalam organisasi; mengkoordinasi putusa semua peringkat, sebagai dasar penciptaan, standar yang memperlancar pengukuran kinerja (performance) pada semua peringkat manajemen; menghindari suboptimasi, yaitu bagaimana mencapai tujuan sendiri yang merugikan bagian lain, mencegah penggantian tujuan organisasi.

Jaringan Tujuan

Tujuan di bawah menyumbang pemenuhan tujuan dasar organisasi sebagai keseluruhan.Bagaimanapun jaringan tujuan terpadu ini sering membantu tujuan jamak sehingga menjadika segala sesuatu itu rumit.Tetapi berdasarkan penemuan yang ada, adanya tujuan, baik itu tunggak maupun jamak, memberikan dampak yang berorientasi memotivasi dan mengubah para anggota organisasi secara positif.

Dengan demikian, orang cenderung menggunakan tujuan irganisasi sebagai alat pemersatu organisasi.Usaha ini dikenal dengan istilah manajemen berdasarkan tujuan (Management by Objectives, MBO).Manajemen berdasarkan tujuan adalah teknik manajemen yang membantu memperjelas dan mengimplementasi hierarki tujuan organisasi. Dengan manajemen berdasrkan tujuan dilakukan proses penentuan tujuan bersama antara atasan dan bawahan. Manajemen puncak bersama-sama dengan bawahan menentukan tujuan unit kerja agar serasi dengan tujuan organisasi.Disadari bahwa setiap orang dalam unit berbeda namun kegiatannya perlu dikoordinasikan agar menghasilkan.Masing-masing harus dikaitkan dengan tujuan dan strategi organisasi.Yang penting adalah adanya pendekatan sistem.Dengan demikian pula dalam rangka penelitian kerja berdasarkan manajemen berdasar tujuan adalah didasarkan pada tujuan yang disetujui bersama.

Pada awal mula ditentukan tujuan oleh atasan (dengan analisi SWOT) yang sifatnya sementara sekaligus ditentukan ukuran pencapaian tujuan. Manajemen selanjutkan menanyakan pada bawahantujuan apa yang menurut bawahan dapat mereka capai, kapan, dan sumber-sumber daya apa. Akhirnya dilakukan proses daur ulang penentuan tujuan. Jadi, penentuan tujuan dimulai dari atas ke bawah ke atas lagi (top-down  danbottom up). Dari pengamatan manajemen terhadap manjemen berdasartujuan dapat disimpulkan bahwa dalam teknik ini yang penting adalah kepercayaan kerjasama dan dukungan.Ini adalah budaya organisasi.Dalam gal ini perlu adanya keterampilan manajemen menggugah semangat bawahan untuk menilai dirinya sendiri, mengkritik diri sendiri dan berani memberikan saran-saran untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Dengan demikian jelas bahwa manfaat manjemen berdasar tujuan itu ada, yaitu  (1) mengelola yang lebih baik karena keharusan merencana;(2) peranan dan strukturorganisasi jelas,;(3) individu mengikat diri pada tugas-tugasnya (komitmen); dan (4) pengawasan evektif berkembang.

Bagaimanapun manajemen berdasarkan tujuan adalah kelemahannya namun hal ini dapt dihindari. Adapun kelemahan yang dimaksud adalah (1) sukanya menanamkan konsep siva kendali dan siva arah; dengan pendidikan dan latihan serta motivasi terus-menerus hal ini dapat diminumkan; (2) perlu adanya pedoman agar tujuan jelas, real dan konsisten; dengan kemunikasi hal ini dapat ditanggulangi; (3) sulitnya menentukan tujuan; dengan memberikan kesempatan pada para anggota untuk ikut berpartisipasi akan meringankan beban; dan (4) kemungkinan timbulnya kekuatan; hal ini dapat dihindari dengan melibatkan pihak-pihak sehingga mereka bersedia menerima perubahan.

  

BAB III

STRATEGI, KEBIJAKAN DAN TAKTIK/PROGRAM

Dengan menganalisis lingkungan organisasi, kelemahan dan kekuatan organisasi, mengkaji kesempatan dan hambatan yang dihadapi dan penentuan masalah, maka organisasi dapat menentukan sekaligus tujuan yang ingin dicapai.Penentuan tujuan ini disusul dengan penentuan tujuan strategi, kebijaksanaan dan taktik/program organisasi.

Strategi merupakan haluan organisasi. Menurut Koontz & Weihrich, strategi adalah (1) program umu tindakandan pengarahan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi; (2) program tujuan organisasi dan perubahan yang diperlukan, sumberdaya yang dimanfaatkan untuk mencapai tujuan ini, serta kebijaksanaan bertalian dengan memperoleh dan memnafaatkan sumber daya; dan (3) tujuan jangka panjang mendasar pemilihan tindakan searah alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Menurut Glueck & Jauch, strategi adalah rencana menyatu komprehensif dan terpadu yang mengkaitkan keuntungan-keuntungan strategi organisasi dengan lingkungan organisasi dan didisain untuk menjamin aagar tuuan organisasi tercapai melalui tindakan organisasi yang tepat. Proses menciptakan strategi dokenal sebagai perencanaan strategic dan identik denga analisis ESWOT; analisi lingkungan (Environment. E) diagnosis organisasi (kekuatan dan kelemahan, strength & threeast, OT).

Ada berbagai jenis alternatif dan strategi manajemen perlu mengadakn pilihan terhadapnya. Menurut Porter, ada tiga strategic nerik, yaitu (1) diferensiasi, keunikan membedakan dari yang lain (kualitas pelayanan atau desain); (2) memimpin mengkonsentrasikan diri pada aspek dimana organisasi paling kuat. Butir 1 dan 2 dapat diterpkan pada industri; butir 3 pada pangsa tertentu saja. Selanjutnya Miles & Snow, mengemukakan adanya empat jenis strategi, yang sesuai dengan daur penyesuaian.

1.   Mempertahankan (defender), terutama untuk organisasi dengan daerah produk/pasar sempit; dilakukan perbaikan efisiensi dalam operasi yang ada;

2.   Mencari yang baru (prospectot), dengan onovasi;

3.   Menganalisi (analyzer), untuk mengorganisasi yang bekerja pada dua pasar yang stabil dan yang berubah; pada pasar yang stabil bekerja rutin dan efisien, pada pasar yang berubah diciptakan ide baru;

4.   Mengadakan reaksi (reactors), selalu menanti perubahan dalam lingkungan.

Kebijaksanaan adalahpedoman umum bertindak; kebijaksanaan mengidentifikasi arahan.Kebijaksanaan adalah pedoman untuk mengambil keputusan. Kebijaksanaan mengambil bentuk (a) diekspresikan, memberikan informasi pada mereka yang mengambil keputusan sehingga mereka dapat memilih dari berbagai alternatif; dan (b) implisit, tidak dinyatakan/ditulis berupa contoh dari pimpinan dan menyelesaikan soal atau karena tak layak diketahui.

Kebijaksanaan merupaka bagian dari implementasi manjemen strategik, dapat dipergunakan dasar pengawasan, mengurangi waktu pimpinan mengambil keputusan, situasi yang sama diselesaikan dengan cara konsisten dan koordinasi antara unit dapat dilaksanakan.

Contoh kebijaksanaan badan usaha dihubungkan dengan strategi yang dipilih.Taktik adalah adalah rencana tindakan dengan mana strategi dan kebijaksanaan dilaksanakan.Takti biasanya dilakukan oleh manajemen bahwa untuk menghadapai situasi dan kondisi setempat.Walaupun takti memberikan semacam kebebasan kepada mereka yang melakukan namun sering ada prosedur dan aturan yang perlu diikuti.

Prosedur adalah metode melaksanakan kegiatan; prosedur adalah rencana yang menciptakan metode yang diperlukan untuk melaukukan kegiatan diwaktu yang akan datang. Prosedur merupakan pedoman bertindak dan merinci cara bagaimana kegiatan tertentu harus dilakukan.Prosedur berupa serangkaian urutan secara kronologis tindakan yang diperlukan.Aturan berupa resep langka yang harus diikuti, aturan menyatakan tindakan tertentu yang diperlukan tanpa merinci urutan waktu.Dalam hal ini taka da kebebasan bagi mereka yang menjalankan aturan. Seelain prosedur dan aturan ada program yang merupakan cakupan yang kompleks, kebijaksanaan, prosedur, aturan, pembenaan tugas, langkah yang perlu diambil, sumber daya yang dimanfaatkan serta unsur yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan didukung oleh anggaran.

Anggaran adalah pernyataan akan hasil yang diharapkan dicerminkan dalam angka-angka. Anggaran dapat dimanfaatkan sebagai alat pengawasan.Anggaran itu dapat bersifat fleksibel/luwes bergantung pada hasil organisasi; adapula anggaran program dimana ada tujuan, program terinci dan istemasi biaya.Adalagi anggaran basis nol (zero-base budget) dimana program dimulai dari nol. Akhirnya, ada jadwal (skedul) yaitu kegiatan yang dikaitkan dengan waktu dan sasaran.

Kriteria keputusan pada situasi penuh adalah

1.   Cakrawala rencana dibatasi

2.   Analisiss kepekaan

3.   Penilaian sekarang

4.   Nilai harapan

5.   Setara kepastian

6.   Guna yang diharapkan

7.   Rasionalitas

8.   Kriteria kemungkinan maksimum

Sedang kriteria keputusan pada situasi ketidakkepastian adalah

1.   Pedoman Bayes

2.   Pedoman maksimum-minimum

3.   Pedoman maksimum-maksimum

4.   Pedoman Hurwice

5.   Pedoman penyesalan minimal

Jenis-jenis rencana dan manfaat rencana

Jenis rencana adalah sebagai berikut:

1.Menurut waktu

a.       Rencana jangka panjang meliputi waktu lebih dari 5 tahun

b.      Rencana jangka menengah meliputi waktu 1-5 tahun

c.       Rencana jang pendek meliputi waktu 1 tahun atau kurang

2.Menurut lingkup

a.       Rencana strategik; lingkup luas komprehensip jangka panjang, arahan

b.      Rencana operasional; lingkup terbatas, bertalian dengan sumber daya dan kegiatan implementasi rencana strategik

3.Menurut penggunaan

a.       Beberapa kali menjadi pedoman kegiatan pada berebagai situasi

b.      Satu kali untuk mengulangi masalah unik

Peranan dan tujuan perencanaan adalah:

1.      Menghindari pekerjaan rutin dan memperkecil kejadian mendadak

2.      Mengkoordinasikan berbagai bagian dengan adanya tujuan organisasi

3.      Dipilih metode kerja yang paling baik, karena pimpinan mempunyai lebih banyak waktu

4.      Mengariskan strategi kebijaksanaan dan program sehingga dilegasi wewenang untuk bertindak memperlancar dan kepastian dijamin

5.      Merupakan dasar atau pedoman untuk pengawasan; perencanaan menghasilkan standar-standar yang dapat dipakai sebagai alat pengukur hasil kerja

6.      Memfokuskan kegiatan sehingga efisien dan efektif

Tujuan perencanaan menunjang tercapainya tujuan-tujuan dengan analisi tujuan yang dituangkan dalam strategi, kebijaksanaan dan program produktifitas dapat ditingkatkan.

Adapun sisat proses perencanaan itu berupa langkah-langkah yaitu:

1.   Membatasi masalah tujuan

2.   Menganalisis status menentukan skenario masa datang

3.   Menentukan berbagai alternatif tindakan

4.   Memilih alternatif tindakan yang baik sebagai rencana

5.   Memisahkan rencana dan menilai hasil

Sedangkan pendekatan proses perencanaan itu adalah:

1.   Perencanaan dari dalam keluar (inside-out) yang memfokuskan fikiran dan tenaga pada apa yang telah dilakukan dan melakukannya sebaik mungkin atau perencanaan dari luar ke dalam (outside-in), yang berdasarkan analisis lingkungan luara dan penyesuaian ke dalam sambil memanfaatkan kesempatan yang terbuka yang belum dilakukan orang lain

2.   Perencanaan dari atas ke bawah (top-down planning) dimana pimpinan menentukan tujuan-tujuan umum memberikan manajemen tingkat bawah membuat rencana berdasarkan batasan-batasan tersebut; atau perencanaan bawah-atas (buttom-up planning) yang mulai dengan rencana yang dikembangkan dari tingkat bawah tanpa batasan

3.   Perencanaan situsional (contingency planning) yang meliputi identifikasi tindakan alternatif yang dapat dipakai untuk mengubah rencana semula bila situasi berubah menurut waktu

Manfaat perencanaan adalah:

1.   Menciptakan situasi penuh stabilitas, penyesuaian dan memenuhi situasi yang berubah

2.   Memperjelas rantai tujuan dan sarana sehingga anggota organisasi terfokus perhatiannya pada tujuan bersama

3.   Meningkatkan kinerja (performance)

4.   Menciptakan sarana pengawasan yang lebih baik

BAB  IV

BATASAN PERENCANAAN

Perencanaan dan rencana jelas bermanfaat bagi organisasi. Selain merupakan suatu pelatihan bagi manajemen, perencanaan dapat memfokuskan perhatian para anggota pada tujuan bersama yang menghasilkan: perencanaan menciptakan arahan yang berorientasi pada kinerja (performance) selain perencanaan membantu manager menetapkan prioritas dan memfokuskan energi pada masalah yang paling penting. Perencanaan juga membantu manajemen pada kekuetan organisasi dan meminumkan kelemahan.Perencanaan membantu manajemen menghadapi lingkungan ekstern yang selalu dengan menghandalkan antisipasi masalah da kesempatan.Akhirnya, perencanaan memperlancar pengawasan.

Berikut ini diuraikan berbagai batasan perencanaan:

1.   Perkiraan tidak dapat dipercaya, rencana badan usaha atau organisasi dibuat berdasarkan asumsi-asumsi bertalian dengan pasar, pasok bahan mentah, peraturan pemerintah, tersedianya personalia, efisiensi, prilaku, pesaing, tingkat harga dll.

Rencana bermanfaat bila asumsinya benar.Apabila kondisi berubah, rencana tidak dapat diterapkan. Bila kondisi yang akan datang tidak dapat diramalkan dengan baik. Manfaat rencana nihil makin jauh kita memprosesnya kedepan, maka tidak handal proyeksi atau prakiraan tersebut.

Untuk menghindari ketidakhandalan prakiraan dapat dilakukan:

a.             Usaha-usaha untuk memperbaiki prakiraan dengan:

1.      Memanfaatkan teknik-teknik prakiraan yang ada

2.      Menggunakan perangkat keras dan lembut yang canggih

3.      Menghimpun data (tambahan)

4.      Membentuk organisasi khusus yang berperan khusus mengadakan prakiraan atau kalau tidak dapat menyewa konsultan

b.            Menghindari situasi yang tidak penuh kepastian dengan:

1.      Memperpendek cakrawala waktu

2.      Melakukan hedging, artinya menanggung resiko disatu segi, dan memperoleh manfaat lebih besar dari segi lain

3.      Memisahkan hal-hal yang tidak dipengaruhi oleh ketidakpastian dan mencurahkan perhatian terhadapnya

2.      Masalah yang sama tidak akan berulang kembali

Untuk meminumkan kesulitan yang bertalian dengan kejadian yang selalu berubah, perlu:

a.       Dilakukan isolasi aspek yang berulang kembali dan mengstandarisasi penanganannya

b.      Mengawasi dan mengatur situasi operasional sehingga kejadian yang berulang kembali menjadi menonjol.

3.      Kecenderungan kea rah kekakuan

Rencana cenderung membuat administrasi kaku: makin terinci rencana  makin kaku administrasi. Hal ini disebabkan adanya kenggangan fisikologis untuk mengubah putusan yang sudah di ambil, takut akan kehilangan muka.

4.      Perencanaan itu mahal

Perencanaan mahal karena perlu pengumpulan data, analisis data, pertukaran pendapatan dan pencurahan perhatian pimpinan. Rencana dibuat terinci apalagi bila rencana tersebut akan dipakai terus-menerus.

5.      Perencanaan memerlukan waktu

Ada semacam alih tukar (trade off) antara kecepatan dan ketepatan.Apabila diinginkan rencana yang tepat dan jelas, hal ini memerlukan waktu yang relatif lama.

DAFTAR PUSTAKA

H.I. Asfoff, Corporate Strategy, Mc. Graw-Hill Book Co., Ny. 1965

Peter F. Drucker, Management: Tasks, Responsibilities, Practices, Happer & Row, Ny., 1973

Peter Drucker, Management, Happer-Row, Ny., 1974

William F. Glueck dan Lawrence R. Jauch, Business Policy and Strategic Management, edisi ke-5, Mc. Graw-Hill Book Co, NY, 1988

David R Hamton, Management, edisi ke-3, Mc. Graw-Hill Book Co, NY. 1986

Harold Koontz dan Heinz Weihrich, Management, edisi ke-9 Mc. Graw-Hill Book Co, NY, 1988

Raymons Miles and Charles C. Snow, Organizational Strategy, Structure, and Process, Mc. Graw-Hill Book Co, NY, 1978

Wiliam H. Newman, R. Kirby Warren, dan Andrew R. Mc. Gill, The Process of Management: Strategy, Action, Result, edisi ke-6  Prentice/Hall International, Inc Englewood Clifts, N.J. 1987

Thomas J. Mc. Nichols, Execitive Policy anf Strategic Planning, edisi ke-2 Mc. Graw-Hill Book Co, NY, 1983

Michael E. Porter, Competitive Strategy, the Free Press N.Y. 1980

John. R. Schermerhorn, Jr, Management For Productivitas edisi ke-2 John Willey and Sons, N.Y. 1986

Sukanto Reksohadiprojo, Perencanaan dan Organisasi Perusahaan, BPFE, Yogyakarta, 1988